BAG kippt Einwurf-Einschreiben als Zugangsnachweis – Konsequenzen für Personalabteilungen
Mit Urteil vom 7. Mai 2026 (Az. 2 AZR 184/25) verabschiedet sich das Bundesarbeitsgericht faktisch vom Einwurf-Einschreiben als verlässlichem Mittel, um den Zugang wichtiger Schreiben an Arbeitnehmer zu beweisen. Für Personalabteilungen ist das ein Wendepunkt: Zustellprozesse – insbesondere bei Kündigungen, Abmahnungen und BEM-Einladungen – müssen überprüft und angepasst werden.
Der Fall: Kündigung scheitert am fehlenden Zugangsbeweis
Der Arbeitgeber wollte einem langjährig beschäftigten Arbeitnehmer wegen häufiger krankheitsbedingter Fehlzeiten kündigen. Zuvor hatte er – wie gesetzlich vorgesehen – zu einem Gespräch im Rahmen des betrieblichen Eingliederungsmanagements (BEM) eingeladen und dieses Einladungsschreiben per Einwurf-Einschreiben versandt. Der Arbeitnehmer bestritt den Zugang.
Im Prozess legte der Arbeitgeber Einlieferungsbeleg, Sendungsverfolgung und den digitalen Auslieferungsbeleg der Deutschen Post vor und benannte den Zusteller als Zeugen, der sich an den konkreten Einwurf nicht mehr erinnern konnte. Das genügte weder den Vorinstanzen (LAG Hamburg) noch dem BAG: Der Zugang der BEM-Einladung galt als nicht bewiesen, ein milderes Mittel vor der Kündigung war damit nicht nachweisbar; die krankheitsbedingte Kündigung wurde als unverhältnismäßig und unwirksam eingestuft.
Ausgangslage und technische Kehrtwende
Lange war das Einwurf-Einschreiben Standard in HR, weil das frühere, papiergebundene „Peel‑off‑Label“-Verfahren der Deutschen Post einen typischen Geschehensablauf begründete: Der Zusteller zog unmittelbar vor dem Einwurf ein Etikett von der Sendung, klebte es auf einen Auslieferungsbeleg und bestätigte nach Einwurf in den Briefkasten mit Unterschrift und Datum die Zustellung. Gerichte erkannten darin regelmäßig einen Anscheinsbeweis für den Zugang.
Mit der Digitalisierung wurde dieses Verfahren durch ein Handscanner-System ersetzt: Der Zusteller scannt und quittiert die Sendung elektronisch, bevor der Brief eingeworfen wird. Der digitale Auslieferungsbeleg enthält weder konkrete Zustelladresse noch Uhrzeit und lässt nicht eindeutig erkennen, ob eingeworfen oder persönlich übergeben wurde. Zudem können mehrere Sendungen gleichzeitig in der Hand gehalten und „vorgescannt“ werden – Fehleinwürfe sind nicht ausgeschlossen.
Aus Sicht des BAG fehlt damit der für einen Anscheinsbeweis erforderliche typische Geschehensablauf. Das digitale Einwurf-Einschreiben taugt nicht mehr als tragende Grundlage für den Zugangsbeweis, selbst wenn Einlieferungs- und Auslieferungsbeleg vorgelegt werden.
Praxisfolgen und Empfehlungen für HR
Für rechtssensible Schreiben (insbesondere Kündigungen, Er-/Abmahnungen, BEM-Korrespondenz, Fristsetzungen) sollten Arbeitgeber künftig konsequent auf folgende Wege setzen:
- Botenzustellung: Kurierdienst oder zuverlässiger Mitarbeiter (nicht: Geschäftsführer/Vorstand) stellt zu, dokumentiert Inhalt, Datum, Uhrzeit, Art/Beschriftung des Briefkastens und fertigt idealerweise Fotos an. Der Bote kann später als Zeuge auftreten.
- Zustellung durch Gerichtsvollzieher: Höchste Beweissicherheit durch öffentliche Zustellungsurkunde; jedoch mit Vorlaufzeiten, daher vor allem für planbare, nicht ultra-eilige Maßnahmen geeignet.
- Persönliche Übergabe mit Zeugen: Sofortiger Zugang bei Übergabe zum dauerhaften Verbleib, dokumentiert durch Empfangsbestätigung und Zeugen.
Das Einwurf-Einschreiben sollte allenfalls noch ergänzend – nicht als tragende Säule – genutzt werden. Wer „auf Nummer sicher“ gehen will, stellt kritische Erklärungen ausschließlich per Boten, Gerichtsvollzieher oder persönliche Übergabe zu.
Für HR heißt das: Zustellrichtlinien aktualisieren, Mitarbeitende schulen und die neuen Standardprozesse klar definieren, um zu vermeiden, dass Kündigungen künftig allein am fehlenden Zugangsbeweis scheitern.